Komunikacija e-mailom: Zašto je važna u novinarstvu i kako je unaprijediti

27.06.2022. / 10:52
Autor/ica
Share
e-mail
e-mail

Trenutak kada je američki programer Ray Tomlinson, 1971. godine, osmislio metodu slanja elektronskih poruka ciljanim korisnicima, uvodeći znak „@“, postao je trenutak poznat kao rođenje e-maila kakvog danas poznajemo. Kada je kraljica Elizabeth II, 1976. godine, poslala e-mail na ARPANET-u, preteči današnjeg Interneta, postavši prva državna čelnica koja je to uradila, niko nije mogao ni zamisliti kakve će to posljedice ostaviti na dotadašnji uobičajeni način razmjene poruka. Iako je razvoj tehnike i tehnologije unaprijedio njegovo korištenje, mogućnosti, brzinu i jednostavnost, primarna funkcija e-maila je ostala ista. Čak i danas, u izobilju online alata koji omogućavaju, kako usmenu tako i pismenu komunikaciju, nijedan od njih još uvijek nije uspio da sa trona skine elektronsku poštu (e-mail), naročito kada je riječ o profesionalnoj komunikaciji.

E-mail u svijetu novinarstva

Dolaženje do informacija, kontaktiranje potencijalnih izvora za priču, intervju, izjavu za članak, vijest, ili bilo koju drugu vrstu medijskog sadržaja na kojem novinari/ke svakodnevno rade, bilo bi gotovo nezamislivo bez korištenja e-maila. Slanje e-maila je danas mnogo jednostavnije, brže i efikasnije u odnosu na 70-e. Međutim, njegova masovna upotreba dovela je do pretrpanih pretinaca ulazne pošte (inbox-a) mnogih korisnika/ca. Tako se primarni cilj – slanje poruke ciljanom korisniku/ici – sve više mijenja i fokus se stavlja na razvijanje načina kako ciljanog korisnika zainteresirati da pročita poruku koju mu šaljemo, i kako ga motivirati da na nju odgovori.

U svijetu novinarstva rokovi su pravilo koje se mora poštovati. Cilj  je na vrijeme doći do svih potrebnih informacija i pripremiti sadržaj priče u predviđenom roku za njenu objavu. Ako priča na kojoj radimo zavisi od odgovora na e-mail koji smo poslali potencijalnom izvoru informacija, onda je poželjno da optimiziramo mogućnosti koje vode tog cilja.

Slanje upita putem e-maila

Svaka dobra novinarska priča podrazumijeva minimalno dva (a poželjno je i više) izvora informacija. To su obično osobe koje raspolažu informacijama koje su nam potrebne kako bismo upotpunili sadržaj priče na kojoj radimo – informacijama koje će našoj priči dati kredibilitet. Kontaktiranje tih osoba putem e-maila je uobičajena praksa. Međutim, nije rijetkost da veliki broj tih upita ostane neodgovoren, ili čak nepročitan. Zašto?

U nastavku donosimo neke od najučestalijih grešaka koje su obično uzrok tome, ali i nekoliko savjeta kako da izbjegnete njihovo pravljenje.

Naslov e-maila/predmet

Naslov, odnosno predmet e-maila, je prvo što vaš potencijalni izvor informacija pročita nakon što dobije obavijest o primitku novog e-maila. Tih nekoliko riječi je obično presudno u tome da li će poruka biti pročitana, naročito ako je vaš izvor informacija osoba čija priroda posla podrazumijeva primanje velikog broja e-mailova dnevno. Kako biste maksimalno iskoristili prostor koji vam je na raspolaganju, obratite pažnju na sljedeće:

  • Budite kratki – kratkoća  je znak poštovanja prema osobi koja se nalazi s druge strane ekrana. Neke studije pokazuju da što je duži naslov e-maila, to se procenat njegovog otvaranja smanjuje. Stručnjaci preporučuju da naslov/predmet e-maila ne bude duži od devet riječi i 60 karaktera.
  • Budite jasni – ako želite da se primaoci vašeg maila zainteresiraju za njegov sadržaj, pobrinite se da jasno saopćite njegovu vrijednost.

  • Čuvajte se filtera neželjene pošte – pažljivo birajte riječi i izbjegavajte one koje mogu biti prepoznate kao neželjena pošta („prodaja“, „ponuda“ i sl.), kao i pretjeranu upotrebu velikih slova. Pored toga, istraživanja pokazuju da pretjerana upotreba znakova za interpunkciju može učiniti da vaš e-mail izgleda kao neželjena pošta, te se savjetuje korištenje ne više od 3 znaka interpunkcije po predmetu.

Internet lingvistkinja, Gretchen McCulloch, objašnjava kako napisati efektivan naslov/predmet e-maila za medijske upite koji će je zainteresirati za njihov sadržaj, te kaže: „Vaš glavni cilj je da mi prenesete cijeli sadržaj e-maila u pregledu koji će se pojaviti na mom telefonu, ili u jednom redu gmail-ovog inbox-a, prije nego što ga otvorim. Ovo će mi pokazati koliko hitno uopće moram da ga otvorim, i time povećati vaše šanse da brzo dobijete odgovor, naročito ako putujem, ako sam na konferenciji, tek sam se probudila, ili sam jednostavno na svom telefonu.“ Upravo zbog toga, kako objašnjava, ono što želi da zna je: o kojem mediju se radi, ukratko koja je tema, da li želite intervju ili želite njenu izjavu, i ako je moguće vaš rok ili vremenski okvir.

Neki od najlošijih primjera naslova/predmeta e-maila su:  

  • Zdravo

  • Pitanje

  • Imate li vremena za razgovor?

  • Vaše mišljenje

  • Sve što sadrži lično ime – tako izgledate kao pošiljaoci neželjene pošte.

„Možda ćete se osjećati nepristojno, misliti da je ljubazniji pristup predmetu e-maila bolji, ili da ako bih znala šta je zaista u e-mailu ne bih ga željela otvoriti. Uvjeravam vas, za zauzete ljude koji primaju mnogo neželjenih poruka, najljubaznija stvar koju možete uraditi je da nam pomognete efikasnije razvrstati našu ulaznu poštu“, kaže McCulloch, dodajući da je najmanje zainteresirana za otvaranje e-mailova koji imaju nejasan predmet. „Ako mislite da ne bih bila zainteresirana za vaš upit ako ga kažete smjelije, to može biti znak da ne biste uopće trebali slati e-mail, ali to nikako nije znak da ga trebate obaviti misterijom“, naglašava McCulloch.

Osnažite tijelo teksta e-maila

Nakon što ste naslovom/predmetom probudili interes za sadržajem e-maila, pobrinite se da tijelo vašeg e-maila bude snažno, interesantno i privlačno. Vaša poruka treba da bude jasna i laka za čitanje (na bilo kojem elektronskom uređaju). To možete osigurati ako:

  • Koristite oznake na bilo kojoj listi (bullet-e)

  • Koristite podnaslove

  • Paragrafi trebaju da budu kratki i lako shvatljivi

  • Koristite poveznice kako biste smanjili broj riječi

  • Podebljajte sve što je važno (kao što je rok za slanje odgovora)

Kako formirati tijelo teksta e-maila

Bez obzira na to ko je vaš potencijalni izvor informacija, počnite svoj e-mail ljubazno i formalno. „Poštovani gospodine (Prezime)“/“Poštovana gospođo (Prezime)“, je uvijek dobar početak, a do brzih povratnih informacija mogu vas dovesti sljedeći koraci:

  • Predstavite se. Navedite svoje ime, medij za kojeg radite, i njegovu važnost za zajednicu.

  • Predstavite svoju priču, i objasnite razlog zbog kojeg se javljate, kako biste probudili njegov/njen interes za saradnju.

  • Pojasnite kako ste došli do njegovog/njenog imena (neko vas je uputio), te zašto smatrate važnom perspektivu koju njegovi/njeni komentari mogu dati vašoj priči.

  • Navedite svoj broj telefona, boravka i druge relevantne informacije.

  • Baš kao što i vi provjeravate identitet nekoga ko vam se obrati putem e-maila, i vaš izvor je nesiguran kada ste vi u pitanju. Uvijek dajete ljudima šansu i dovoljno vremena da provjere vaš identitet. Pošaljite linkove vaših prethodnih priča/članaka kako biste pokazali da ste već ranije obrađivali slične teme.

  • Naglasite da imate ograničeno vrijeme. Jasno navedite do kada trebate odgovor kako biste ispunili zadate rokove.

  • Nikada nemojte slati pitanja u prilogu, u Word ili nekom drugom dokumentu. Ljudi ne vole otvarati datoteke koje prime od nepoznatih osoba zbog opasnosti od računarskih virusa.

Nakon što završite sa formiranjem tijela teksta e-maila, odvojite nekoliko minuta kako biste se uvjerili da sadrži sve što je potrebno. Provjerite pravopisne i gramatičke greške, datume, i doradite i osnažite sadržaj na sljedeći način:

  • Zamijenite slabe glagole aktivnim

  • Koristite aktivni glas da poboljšate svoj ton i izbjegnete nejasno ili dvosmisleno pisanje

  • Zamijenite kamuflirane imenice kao što su saradnja, učešće i rješenje sa glagolima: sarađivati, učestvovati i rješavati.

  • Izbjegavajte zbunjujući žargon i navedite sve akronime.

Posljednje, ali ne i manje važno, je način na koji ćete završiti svoj e-mail. Istraživanje pokazuje da je završetak e-maila jednako važno kao i njegov ostatak. Studija je mjerila učinkovitost različitih završnih fraza gledajući 350.000 e-mailova i uspoređujući stope odgovora na upućene e-mailove. Fraze koje podrazumijevaju zahvaljivanje („hvala“, „unaprijed hvala“ i sl.) pokazale su se kao najučinkovitije.

Pokažite poštovanje prema mišljenju osobe koju kontaktirate i vremenu koje će izdvojiti za odgovor na vaš e-mail. Ljudi vole da znaju da je njihovo vrijeme cijenjeno, i da će biti potrošeno na koristan način. Da li ste uspjeli u tome ili ne, pokazat će odgovor koji (ne)dobijete od svog izvora informacija.

Ocijenite kvalitet članka