Veglat për menaxhimin e projekteve në gazetari

19.09.2023. / 10:53

artikullin e mëparshëm kemi treguar se sa i rëndësishëm është bërë menaxhimi i projekteve në media dhe në redaksitë e tyre. Ndërsa artikulli në fjalë hedh bazat funksionale për menaxhim efektiv të projekteve në gazetari, në këtë artikull po ju shpalosim një pasqyrë të veglave (falas dhe me pagesë) që mund t'ju ndihmojnë në të gjitha aspektet e menaxhimit të projekteve – nga faza e planifikimit deri në fazën përfundimtare të të mësuarit që ndodh pasi projekti të jetë zbatuar. Sigurisht, në tekst nuk do të përmendim programe tashmë të njohura, si MS Project dhe të ngjashme.

Disa nga veglat që do t'i paraqesim mund të jenë mjedis integral për të trija aspektet, ndërsa disa mbulojnë me sukses vetëm një aspekt të menaxhimit të projektit. Vlen të theksohet se kjo nuk është listë shteruese e veglave, dhe se shumë nga platformat që përdorni tashmë mund t'i plotësojnë kërkesat tuaja. Gjëja më e rëndësishme është të filloni t'i përdorni veglat që i përshtaten mediumit tuaj.

Planifikimi i projektit

Në fazën e planifikimit të projektit përfshihet një numër i madh njerëzish – nga vendimmarrësi deri te zbatuesi i vetë procesit. Për shkak të këtij fakti, veglat e nevojshme për këtë fazë kryesisht sillen rreth menaxhimit të dokumenteve dhe bashkëpunimit që ndodh në një mjedis bashkëpunues online.

Para së gjithash, ju nevojitet një zgjidhje e mirë për komunikim.

Në fazën e planifikimit si dhe në çdo fazë tjetër të projektit është e rëndësishme të keni komunikim të mirë me ekipin. Kjo sigurisht mund të realizohet përmes aplikacioneve me të cilat tashmë jeni mësuar, si Signal, Viber e WhatsApp.

Natyrisht, nëse mediumi juaj ka licenca të Microsoftit, mund ta përdorni edhe veglën Teams. Zgjidhja tjetër është Slack, e cila dallon dhe ju mundëson t'i ndani ekipet sipas projekteve. Ka shumë shtojca dhe lidhje, por pas një kohe, nëse nuk paguani për të, disa nga mesazhet do të zhduken, e ato ndonjëherë janë të rëndësishme për të mësuar, por edhe për vetë historinë. Por, nëse deri më tani nuk keni gjetur zgjidhjen e përshtatshme për komunikim në redaksi, Discord mund të jetë zgjidhja e duhur për ju. Ajo ofron gjithçka që kanë Slack dhe Teams, por është më e hapur. Mos u mashtroni nga fakti se përdoret kryesisht nga gamerët dhe developerët.

Veglat tjera tashmë të provuara janë: Zoom dhe Webex.

Ju nevojitet edhe një mënyrë për punë bashkëpunuese me dokumente.

Zgjedhja e parë dhe më e zakonshme është sigurisht Google Disk me të gjitha aplikacionet e nevojshme për planifikimin e projektit: Google Docs dhe Spreadsheets në një mjedis bashkëpunues.

Nëse keni llogari të Microsoftit mund të përdorni edhe Office.com për bashkëpunim dhe punë ekipore me dokumente. Me abonim, sigurisht se mund të përdorni edhe zgjidhje desktopi Word dhe Excel që janë të përhapura nëpër redaksi. Së bashku me OneDrive për të shpërndarë dhe ruajtur dokumente, ju mund të zhvilloni një dokument shumë më shpejt në kohë reale sesa ta dërgoni atë pjesë-pjesë dhe pastaj ta përpiloni.

Përveç kësaj, mund të përdorni edhe disa nga veglat për marrjen e shënimeve që i kemi shpalosur tashmë, si: Notion sistemi gjithëpërfshirës i menaxhimit të njohurive, ose Evernote dhe OneNote të cilat, megjithëse janë të destinuara për marrjen e shënimeve, janë edhe vegla të shkëlqyera për menaxhimin gjithëpërfshirës të informatave.

Por, nëse doni të shpëtoni nga mënyrat e zakonshme të punës, mund të përdorni softuer me burim të hapur, Etherpad, që mediumi juaj mund ta instalojë në serverët e tij ose të përdorni ndonjë instalim publik tashmë në dispozicion.

Një vegël tjetër për punë bashkëpunuese është Canva. Kjo vegël pikësëpari përdoret për të krijuar infografika dhe elemente vizuale të projektit, por ka edhe hapësirë për shkrim dhe redaktim të dokumenteve.

Vegla të tjera për menaxhimin e dokumenteve që mund t'ju sjellin dobi janë:

Dropbox – servis për ruajtjen dhe sinkronizimin e fajlëve.

WeTransfer – shpërndarja e dokumenteve të mëdha

Menaxhimi i projektit

Në fazën e menaxhimit të projektit, siç kemi theksuar tashmë në artikullin e mëparshëm, “një pjesë e madhe e punës së menaxherit të projektit është të përpunojë shumë informata, të jetë i vetëdijshëm se si po shkon gjithçka dhe t'i përditësojë personat relevantë". Kjo është arsyeja pse është shumë e rëndësishme të përdorni një vegël me të cilën do t'i përcillni lehtë detyrat shtesë si dhe burimet njerëzore që ju caktohen në projekt.

Një nga veglat më të përdorura është Trello. Kjo është një vegël për menaxhim bashkëpunues të projektit dhe për menaxhimin e detyrave që ju mundëson t'i ndani projektet tuaja në fleta pune. Edhe pse ka disa kufizime në versionin falas, vegla zakonisht është e mjaftueshme për shumicën e projekteve.

Një tjetër vegël për të cilën do të flasim në veçanti është Airtable. Ky set veglash online ofron shumë mundësi, por mund të përdoret edhe si i ashq. paneli kanban me shabllonë për fillim më të lehtë të punës. Vegla jua bën më të lehtë edhe përpunimin, komentimin dhe bashkëpunimin në kohë reale.

Veglat e tjera të cilat mund t'i provoni e të cilat shpesh kanë edhe opsione të tjera për bashkëpunim në projekte janë:

  • ClickUp – për menaxhimin e projekteve, detyrave dhe dokumentev
  • Basecamp – me një interface që u ngjan rrjeteve sociale me mesazhe, lajmërime, biseda, dokumente dhe detyra shpesh është zgjedhja e organizatave për menaxhimin e projekteve.
  • JIRA – që mbase është vegla më e njohur për menaxhimin e projekteve sepse përdoret mjaft shumë në industrinë e IT-së.
  • Hive – që njihet si vegël për menaxhimin e projekteve në ekipe hibride

Kjo natyrisht nuk është listë shteruese e veglave të këtilla. Nuk ka rëndësi se cilën zgjidhje do ta përdorni përderisa ju përshtatet dhe jua lehtëson punën në këtë pjesë të projektit.

Të mësuarit

Kur flasim për të mësuarit dhe nxjerrjen e leksioneve nga projektet, është me rëndësi të gjendet zgjidhja me të cilën pikëspari mund të grumbulloni informata kthyese për mësimet e nxjerra nga të gjithë pjesëmarrësit e projektit. Mënyra më e lehtë e cila e centralizon grumbullimin e këtyre informatave janë formularët.  Qoftë për zgjidhjet që lidhen me sistemin tuaj të brendshëm qoftë ndonjë zgjidhje tashmë e provuar – është me rëndësi që ato të jenë në një formë të strukturuar për përpunim dhe klasifikim më të lehtë, si dhe për përpilimin përfundimtar të raportit.

Disa nga sistemet më të lehta, por paksa të kufizuara, për grumbullimin e informatave përmes formularëve janë Google Forms dhe Microsoft Forms. Të dy këto sisteme ju mundësojnë: përpilimin e pyetësorëve, shpërndarjen e pyetësorëve dhe, në fund, shkarkimin e përgjigjeve në formë tabelare. 

Derisa ndihmën për përpunimin e mëtejmë të njohurive mund t'jua ofrojë Google Spreadsheet dhe Microsoft Excel, ato shpesh kërkojnë njohjen e punës së përpunimit përmes formulave dhe operacioneve të tjera. Prandaj, mbase një zgjidhje më e lehtë për grumbullimin më të shpejtë të informatave nga këto të dhëna është OpenRefine. Ky është një softuer me burim të hapur i cili ju mundësonn që me disa operacione së pari t'i pastroni të dhënat, dhe pastaj t'i përmblidhni rezultatt në formë sasiore. Në qoftë se keni disa dokumente të këtilla që duken të njëjta, para se të filloni t'i përpunoni dhe ngjitni mund të përdorni veglën Draftable e cila në dy dritare krahasuese do t'ju paraqesë të dy dokumentet dhe do t'i shenjojë pjesët që dallojnë. Në fund shpesh grumbullojmë dokumente që nuk lexohen dot nga makinat (shpesh janë të skenuar) ndërsa kemi nevojë për të dhëna që dalin prej tyre. Natyrisht, nëse keni ndonjë program për OCR apo Adobe Acrobat Pro të dhënat do të mund t'i nxirrni më lehtë. Megjithatë, nëse kostoja nuk ju lejon blerjen e këtyre veglave, një nga zgjidhjet e hapura dhe të lira është Tabula. Kjo vegël ju mundëson që të dhënat e strukturuara tabelare t'i ktheni nga formati PDF në dokument të lexueshëm.

Kjo assesi nuk është listë shteruese e veglave të cilat mund t'i përdorni apo të cilat mund t'ju duhen në redaksi në punën e menaxhimit të projekteve. Shpresojmë që kjo listë së paku t'ju frymëzojë për ta organizuar më mirë punën tuaj – që pikëspari juve dhe më pas kolegëve tuaj t'u lehtësohet puna.

 

Vlerësoni cilësinë e artikullit